Secretaria Municipal de Administração | Atribuições

Secretaria Municipal de Administração

 Paulo César Muzi
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| Atribuições

Art. 12. Compete a Secretaria de Administração, prestar assistência ao Chefe do Poder Executivo Municipal no desempenho de suas atribuições.

Art. 13 -  A Secretaria de Administração,  compõe-se das seguintes unidades internas:

• Setor de Pessoal e Recursos Humanos;
• Setor de Licitação, Material e Patrimônio.

Art. 14 -  São atribuições do Setor de Pessoal e Recursos Humanos, a prática das seguintes atividades:

• confecção de pasta funcional de cada servidor;
• manter arquivo próprio de toda a legislação e documentos pertinentes ao setor de pessoal, tais como: Lei de Contratação Temporária, Estatuto dos Servidores, Leis Municipais de Reajuste e Revisão Geral, CLT, tabelas e instruções do - INSS, pareceres jurídicos, Constituição Federal, Constituição Estadual, Lei Orgânica Municipal;
• manter controle mensal do regime previdenciário;
• manter controle de admissão e demissão dos servidores;
• manter a ficha financeira atualizada de cada servidor, por meio eletrônico ou manual;
• manter tabela e controle sobre contratações temporárias, demonstrando a data de contratação e data de vigência do contrato, prorrogação de vigência do contrato acompanhado do respectivo termo aditivo;
• manter pesquisa de assiduidade do Servidor através de modelo específico;
• controle sobre a lotação do pessoal em seus setores específicos;
• controle e acompanhamento de aposentadorias em todas as suas fases;
• controle de afastamento de servidores em gozo de benefício previdenciário;
• controle das exigências contidas em Instruções Normativas do TCE-MG;
• criação do sistema de avaliação periódica do Servidor Público Municipal em obediência ao disposto no § 1º Inciso III do artigo 41 da Constituição Federal;
• instituir e manter o programa de reciclagem e treinamento permanente do servidor público municipal, objetivando a profissionalização, em conjunto com os demais setores da administração;
• elaborar a folha de pagamento mensal, vistando todas as folhas, anexando junto à folha de pagamento certidão dos chefes de setores atestando que todos os servidores que constam na folha estão em efetivo exercício de suas funções;
• manter controle da folha dos agentes políticos (Prefeito, Vice-Prefeito, Vereadores e Secretários) em pasta separada;
• criação, implantação do Conselho de Política de Administração de pessoal ( 5º da Emenda Constitucional n.º 19 de 05/06/98);
• acompanhamento dos gastos com pessoal, tendo em vista os limites permitidos pela legislação vigente;
• aplicação das normas pertinentes ao setor contido na Lei de Responsabilidade Fiscal;
• controle de recolhimento das contribuições previdenciárias com o correto preenchimento da GFIP;
• manter controle sobre passivo trabalhista (INSS, FGTS, Precatórios e outros);
• manter controle de todos os contratos de parcelamento com documentação pertinente, tais como: acordos, PDVs e etc;
• emissão da solicitação de materiais e ou serviços pertinentes ao setor para serem encaminhados ao Departamento de Compras;
• participar e acompanhar os processo licitatórios pertinentes ao setor;
• manter a comissão de controle interno informado de todas irregularidades verificadas no setor;
• calcular e emitir respectivas guias de encargos da folha de pagamentos;
• manter a contabilidade da Prefeitura Municipal informada de todas as ações do Setor de Pessoal e Recursos Humanos;
• solicitar parecer escrito da Assessoria Jurídica nos casos que requererem;
• manter cadastro e registro de servidores, organizado por órgãos, por secretarias e por unidades orçamentárias;
• promover a apuração de responsabilidade de servidores municipais, na forma da Lei, mediante instauração, instrução, julgamento de sindicância e processos administrativos disciplinares, bem como apreciação e julgamento dos recursos cabíveis;
• realizar inspeções em qualquer dos setores da administração, mediante determinação do Prefeito;
  • as inspeções serão feitas de comum acordo com o titular do órgão procedendo a todos os levantamentos necessários mediante entrevistas, requisição de material, a fim de inteirar-se dos motivos que estejam determinando ou hajam determinado irregularidades na execução do serviço;
  • do que se apurar será feito relatório para ser encaminhado à chefia da repartição e ao titular do órgão sugerindo as providencias a serem adotadas.

XXXI - expedir instruções e atos normativos, bem como coordenar e executar todas as atividades relativas à disciplina dos servidores públicos municipais;

XXXII - prestar consultoria aos órgãos em geral, sobre assuntos afetos à sua competência;

XXXIV - manter atualizado o registro das penalidades disciplinares cometidas pelos servidores;

XXXV - determinar medidas para correção de desvios de função;

XXXVI - quando apurado desvio de função que não seja permitido em lei, adotar as providencias para que o servidor retorne às ocupações do seu cargo ou emprego;

XXXVII – exercer outras atividades correlatas. 

Art. 15 - É responsabilidade do Setor de Licitação, Material e Patrimônio:

• Controlar o almoxarifado, tanto em quantitativo físico quanto financeiro, bem como manter controle sobre o consumo por setor;
• Providenciar o suprimento do almoxarifado toda vez que alcançar o nível de estoque mínimo;
• Controlar o recebimento de mercadorias, conforme nota de empenho respectiva e elaborar os processos de pagamento;
• Promover a recuperação de maquinas e material estragado, recolher o material inservível e promover-lhe, segundo a conveniência da Administração, a redistribuição ou alienação;
• Fornecer dados e subsídios necessários à elaboração de programas, projetos, relatórios e pareceres;
• Estabelecer normas e diretrizes para o uso, guarda e conservação dos bens moveis e imóveis,
• Manter cadastro atualizado dos bens patrimoniais do Município, procedendo a inventários periódicos;
• Controlar a disponibilidade física dos bens moveis do Município;
• Executar atividades de arquivo, zelando para que tenha uma adequada condição física e adequado funcionamento;
• Receber, registrar e distribuir requerimentos, ofícios e a correspondência em geral da Prefeitura e controlar-lhe o andamento;
• Prestar informações sobre a tramitação dos processos, expedientes ou papeis;
• Expedir a correspondência e demais papeis da Prefeitura;
• Executar atividades de copa e cozinha, zeladoria, vigilância externa e interna, limpeza e higiene de locais e dos prédios municipais, principalmente o prédio sede da prefeitura;
• organizar e manter atualizado o cadastro de fornecedores;
• receber as requisições de compra, devidamente autorizadas;
• iniciar e finalizar os respectivos processos de licitação;
• receber e conferir as faturas e as notas de entrega e encaminhá-las ao órgão de contabilidade;
• consultar o estoque para verificar a existência do material requisitado, quando for necessário;
• averiguar se a despesa é de competência do município, caso não, devolver a requisição à área solicitante;
• verificar se a despesa for contraída através de convênio, exigir cópia do instrumento autenticado;
• efetuar o levantamento prévio dos custos do material solicitado, através de no mínimo 03 (três) cotações de preço diferenciadas, caso não esteja anexado a solicitação;
• averiguar a necessidade do processo licitatório, colocando na requisição o seu número e proceder o início do processo, conforme artigo 38 da Lei nº: 8.666/93;
• observar as exigências do Art. 55 da Lei nº: 8.666/93 quanto a elaboração de contratos.